ריבוי הודעות אינו בהכרח תקשורת טובה. כאשר כל איש צוות שולח בזמן אחר ובניסוח אחר, ההורים מתקשים להבין מה חשוב והמוסד מתקשה לדעת מה כבר נמסר.
מסר אחד, בעל אחריות אחד
לכל סוג עדכון כדאי לקבוע בעל תפקיד: מי מנסח, מי מאשר ומי עונה על שאלות. האחריות מונעת כפילויות וסתירות.
להפריד בין דחוף לשוטף
עדכון דחוף צריך להיות קצר ומובהק. מידע שוטף יכול להיאסף לסיכום מסודר. כשכל הודעה מוצגת כדחופה, שום הודעה אינה מקבלת תשומת לב.
לשמור תיעוד פנימי
לא כל דבר שמופיע בתיק תלמיד מתאים לשליחה למשפחה. התקשורת החיצונית צריכה להיות מדויקת ומכבדת, והמערכת הפנימית צריכה לשמור מי שלח ומה הוחלט.
פורטל אינו פתרון בפני עצמו
פורטל יכול לרכז מידע, אך הוא יעבוד רק אם התוכן מעודכן והאחריות ברורה. לכן תהליך העבודה חשוב יותר מהערוץ.